Wenn du dich als Vermieter einer Ferienwohnung oder eines Ferienhauses in Eigenregie vermarkten möchtest, dann solltest du dafür Sorge tragen, dass die Belegzeiten in unterschiedlichen Belegungskalendern deiner Inserate und auf deiner Website stets aktuell sind. Du musst also eine Synchronisierung sicherstellen! Noch vor wenigen Jahren war dies ein zeitlich nicht unerheblicher und durchaus fehleranfälliger Aufwand, der absolut keine Freude bereitet hatte, heute ermöglicht dir iCal eine Automatisierung des Abgleichs. Was viele Vermieter nicht wissen ist, dass die Verwendung von iCal durchaus Probleme bereitet und nicht ohne eine richtige Best Practise umgesetzt werden sollte. Wie diese aussehen sollte und was das mit „Lesezeiten“ zu tun hat, verrate ich dir hier in meinem Blogartikel.
Was ist iCal überhaupt?
iCal oder iCalendar ist sagen wir “das” Austauschformat zur Beschreibung von Zeiträumen oder auch Ereignissen. Sehr viele beliebte Alltags-Kalenderanwendungen wie Google Kalender, Android Kalender und auch alle iOS-Kalender-Applikationen, die Kalenderdaten webbasiert einbinden und abonnieren können, akzeptieren das iCalendar-Format, toll! Dies gilt heute auch für eine sehr große Zahl von Unterkunftsportalen und Onlinebuchungsplattformen, die den Einsatz des iCalendar-Formats ermöglichen. Typischerweise haben die Dateipfade im iCalendar Format die Dateiendung „.ics“.
Was ist ein iCal-Belegungskalender?
Eine heute gängige Praxis Vakanzen abzugleichen oder ich möchte schon fast sagen der “Standard” ist die automatische Kalendersynchronisation über eine iCal-Schnittstelle. Fast alle bekannten Onlinebuchungsplattformen wie Booking.com, Fewo-direkt, Airbnb u.s.w. und natürlich auch Unterkunftsportale auf Anfragenbasis bieten dir die Möglichkeit den Belegungskalender via iCal /ICS zu synchronisieren, also Belegungsdaten zu importieren oder zu zu exportieren, oder auch beides.
iCal in der Vermietungspraxis – Video
In meinem Video zum Thema zeige ich Dir u.a. in einem kleinen Beispiel, wie die Kalender-Synchronisation in der Praxis funktioniert.
Gibt es Probleme beim iCal-Import?
Das eigentliche Hauptproblem bei der iCal-Synchronisation besteht darin, dass die vielen Portale und Plattformen das Kalenderaustauschformat in voneinander abweichenden zeitlichen Abständen synchronisieren und somit unterschiedliche Lesezeiten für den Import einsetzen.
Jetzt sollte man meinen, dass diese, ich nenne Sie mal „Problematik“ ja offen kommuniziert wird, ist aber oft leider nicht so, sodass immer wieder Vermieter Probleme mit Doppelbuchungen und den sagen wir mal unschönen Stornierungsfällen bekommen, obwohl sie sich durch den iCal-Abgleich in Sicherheit gewogen haben.
Einige Anbieter thematisieren diese Problematik in meinen Augen noch zu wenig und weisen nur unzureichend auf die Lesezeiten beim iCal-Import hin. Ich habe deshalb mit meinem Team die iCal-Lesezeiten der wichtigsten Onlinebuchungsportale, Unterkunftsportale sowie einiger Tools und Channelmanagementsysteme analysiert und stelle Euch diese Liste hier zu Verfügung.
Einige Beispiele der Lesezeiten beim iCal-Import (Synchronisation)
Bitte habt dafür Verständnis, dass diese Angaben Ca.-Angaben und ohne Gewähr sind. Ich versuche mit meinem Team die Lesezeiten aktuell zu halten und freue mich natürlich auch über eure Hinweise.
Anbieter/Portal: Synchronisation/iCal-Import erfolgt im Zyklus von:
HRS: ca. 5 Minuten
Airbnb: ca. 120 Minuten
TripAdvisor: ca. 15 Minuten
Fewo-direkt.de: ca. 20 Minuten
Bestfewo: ca. 10 min
Booking.com: ca. 60 bis 120+ Minuten
Atraveo: ca. 180 Minuten
Travanto: ca. 20 Minuten
Traum-Ferienwohnungen.de: ca. 60-120 Minuten
Ferienhausmiete.de: ca. 30 Minuten
Ferienwohnungen.de: ca. 360 Minuten (4x täglich)
Fewo24.de: ca. 30-60 Minuten
Fewo-von-privat.de: ca. ca. 60 – 180 Minuten
Channel-Manager- Vertriebe
Fewo-Channelmanager (Secra Bookings GmbH): ca. 15 Minuten
Reichweite+ (Travanto): ca. 15 Minuten
HRS DS Booking Solution: ca. 5 Minuten
Destinationsmanagement-Software
Feratel Deskline: ca. 60 Minuten
Wie sieht die Best Practise beim iCal-Import aus?
Gebe den Onlinebuchungskanälen Priorität
Dort wo Du dich verbindlich zur Buchung anbietest, muss die Vakanz stets aktuell sein. Wenn Du z.b. nur einen Onlinebuchungskanal verwendest, solltest Du den dort verwendeten Belegungskalender mit Priorität pflegen und diese Belegzeiten via Export an andere Marketingkanäle übertragen, dort also importieren.
Bestätige Buchungen erst, wenn Du sie eingetragen hast
Wenn Du eine telefonische Buchung oder Anfrage erhältst, bestätige diese nie, bevor nicht auch deine Onlinebuchungskanäle für den definierten Zeitraum gesperrt sind. Kommuniziere dies auch dem Gast zum Beispiel, indem du sagst: „Sie erhalten gleich eine Bestätigung Ihrer Buchung, wenn die Buchung verbindlich im System hinterlegt ist!“
Verwende kein iCal- bei vielen Onlinebuchungskanälen
Wenn du mehrere oder viele Onlinebuchungskanäle bei der Vermarktung verwendest, ist eine einfache iCal-Syncronisierung ohne Tool schlichtweg ungeeignet, da durch die unterschiedlichen Lesezeiten beim ICal-Import Doppelbuchungen möglich sind, ja und die brauchen wir definitiv nicht! Bei vielen Onlinebuchungskanälen im Einsatz, musst du direkte Schnittstellen verwenden. Realisierbar wird dies für dich über ein Channelmanagementsystem, über eine spezialisierte Kalendersoftware oder über eine Verwaltungssoftware mit entsprechenden Schnittstellen.
Mein Fazit zum Thema iCal Belegungskalender richtig synchronisieren:
Automatisiere den Vakanzenabgleich besser durch professionelle Tools, sodass dir die Lesezeiten beim Import egal sein können und du wirklich nie eine Doppelbuchung kassierst! Die Kosten für entsprechende Tools sind tatsächlich sehr gering, einfach nicht relevant. Jede Doppelbuchung verursacht Kosten, Ärger bei dir und natürlich auch bei deinen Gästen. Das brauchen wir nicht!
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Hallo Oliver,
hier mal ein ganz einfache Problem, aber selbst mit Airbnb Support keine Lösung finden ließ.
Wenn ich gemäß Airbnb Anleitung meinen Airbnb Kalender (nur 1 Vermietungsobjekt) mit meinem Outlook Kal synchonisiere, sehe ich sofort die reservierten sowie blockierten Zeiten, im Zeitbalken in Outlook steht dann z.B. nur „Reserved“.
Ich habe noch keine Möglichkeit gefunden, statt RESERVED einfach den Gästenamen im Zeitbalken des Outlook Kalenders anzeigen zu lassen. Wird denn diese Info überhaupt von Airbnb via ical weitergegeben ?
Lösung wäre top.
Danke und Viele Grüße
Stefan
Hallo Stefan,
bei der iCal-Synchronierung wird in der Regel nur die Information übermittelt und empfangen ob frei ist oder nicht. Weitere Daten fließen nicht! Wenn du es anders möchtest, musst du über eine API synchronisieren und dann sind wir definitiv bei einer Softwarelösung. Viele Grüße – Oliver
Hallo Oliver,
ChannelManager sind mit Monatlich 20 EUR d.h. 240 EUR / Jahr oder auf 10 Jahre gesehen 2400 EUR keine Lösung für mich. Mich würde interessieren, ob es auch Erfahrungen mit kostenfreien Sync-Tools gibt. Ich bin vertreten auf allen hier genannten Buchungsportalen und Synchronisiere diese aus einem Google Kalender heraus. Leider muss ich 1 Eintrag dort machen und ca. die genannten Zeiten warten… Ein Tool wie iCalSync (funktioniert bei mir nicht) wäre von Vorteil.
Hallo lieber Andreas,
aus bekannten Gründen sollten Online-Buchungskanäle nicht via ICal synchroniasiert werden, sondern über einne Echzeit-API. Diesen Service kann Niemenad kostenlos leisten, da die Schnittstellen stets aktuell gehalten und weiterentwickelt werden müssen. Es steckt also dauerhaft auch „Leistung“ hinter einem Service und diesen gibt es ebend nicht gratis. VG Oliver
Hallo Oliver,
ich vermiete in Eigenregie momentan drei (bald vier) FeWos. Ich habe aber keinen eigenen Kalender auf meiner eigenen Website. Ich bin bei drei Portalen (FeWo direkt, AirBnB, e-domzil – alle ohne Direktbuchung) und habe genug damit zu tun, alle drei Portale entsprechend zu aktualisieren. Ein vierter (eigener) Kalender würde mich da nur zusätzlich stressen, obwohl ich eigentlich auf meiner Website einen Kalender installieren möchte…
Dein Video und deine Erklärung vermitteln mir den Eindruck als sei es ganz einfach, mein „Problem“ in den Griff zu bekommen.
Vielleicht kannst du mir ja weiter helfen.
Sonnige Grüße aus dem Sonnenhaus Geestland von Sibylle Horstmann
Hallo liebe Sibylle, ich versichere Dir, deine Lösung ist kein Hexenwerk. Wenn du magst, helfen wir dir dabei. Am besten buchst du dir erst mal eine kostenlose Beratung. Da können wir dir schon konkrete Tipps geben und wenn gewünscht auch bei der Umsetzung helfen/unterstützen: Kostenlose Erstberatung
VG Oliver
Wäre gut, das ICal Format auch als Abo für den Kalender auf dem Handy oder Computer zu nutzen. Dann hätte man seine Belegung im eigenen Kalender. Leider weiß ich nicht, wie das funktioniert. Wird hier auch nicht besprochen.
Hallo Tobias,
gundsätzlich geht das. Wie das im Detail funktioniert hängt natürlich davon ab, mit welcher Kalenderanwendung du arbeitest. Sicherlich findest du dazu ein Tutorial (z.B. bei Youtube). Die meisten gängigen Anwendungen unterstützen iCal. Viele Grüße – Oliver
Hilfreich 👍 Danke!
Fewostay.de fehlt noch in der Liste. Dort dauert es nach meiner Erfahrung auch ca. 60 Minuten. Nur der Vollständigkeit halber.
Thema iCal für Belegungskalender gut in ehrlich zusammengefasst! Bitte die Destinationsmanagement-Software feratel Deskline mit in die Liste der iCal-Anbindungen aufnehmen. Synchronisationszeitspanne 60 Min.
Hallo Jochen,
wir haben deine Info geprüft und in den Blogartikel aufgenommen.
Lieben Dabk an Dich
Oliver
Welches professionelle Tool ist da am besten um den Belegungskalender richtig zu sxnchronisieren?
Hallo Charly,
pauschal kann ich dir da keine Empfehlung geben, denn ich weiß nicht, was du synchronisieren möchtest und wie du grundsätzlich vorgehen möchtest.
Wenn du mags, bewerbe dich einfach mal für ein kostenloses Beratungsgespräch und wir schauen uns das mal für dich genauer an. Wir werden in nächster Zeit auch einige Tools hier im Blog und auch auf unserem Youtube-Kanal vorstellen. Lieben Gruß – Oliver