Rechtlicher Rahmen zum Datenschutz
Die Datenschutzgrundverordnung, wahrscheinlich besser bekannt unter der Abkürzung DSGVO, gilt seit Mai 2018 europaweit und hat seitdem Auswirkungen auf die verschiedensten Bereiche. Gedacht war dieses Gesetz vorrangig für die Internetgiganten und sozialen Medien, bei deren Nutzung private Daten geschützt werden sollten. Es regelt jedoch generell den Umgang mit personenbezogenen Daten und gilt deshalb überall dort, wo private Daten erhoben werden. Damit trifft das Gesetz nicht nur die Big Player, sondern auch kleine Unternehmen und Gewerbe, Freiberufler oder Blogger. Und auch wir als Vermieter – egal ob privat oder gewerblich – müssen uns an diese Richtlinien halten, denn wir erheben und verwalten im Umgang mit unseren Gästen oder auf unserer Webseite personenbezogene Daten, die es zu schützen gilt. Dabei kommt es übrigens nicht darauf an, ob du die Daten auf Papier oder digital abspeicherst, das Gesetz gilt so oder so. Alle Abschnitte des Gesetzes findest du übrigens auf gesetze-im-internet.de. Auch bei diesem Thema möchte ich an dieser Stelle kurz betonen, dass ich hier keine Rechtsberatung geben kann und damit auch keine Haftung übernehme. Ich lasse dich lediglich an meiner Erfahrung teilhaben. Für eine juristische Beratung kontaktiere am besten einen auf das Thema Datenschutz spezialisierten Anwalt.
Datenschutz bei der Vermietung von Ferienimmobilien
Wer privat oder gewerblich eine Ferienwohnung oder ein Ferienhaus vermietet, speichert die persönlichen Daten seiner Interessenten und Gäste auf irgendeine Art und Weise ab. Von der E-Mail-Adresse einer Kontaktanfrage im E-Mail-Postfach bis hin zu Name, Adresse und Telefonnummer im Buchungssystem. Sobald auch nur eine dieser personenbezogenen Informationen gespeichert wird, gilt die DSGVO. Das klingt vielleicht überwältigend und kompliziert, aber mit ein paar Tipps, bist du auf der sicheren Seite. Im Folgenden findest du deshalb übersichtlich und kompakt alle wichtigen Aspekte, auf die du beim Thema Datenschutz im Rahmen der Vermietung achten solltest:
Tipp #1 – Erhebe nur Daten, die für das Mietverhältnis relevant sind.
Die Datenschutzgrundverordnung regelt die Erhebung der Daten genau und fordert, dass generell nur Daten erhoben werden dürfen, die für das Mietverhältnis relevant sind. Angaben zu Religion, Familienstand oder politischer Ausrichtung gehören damit nicht dazu. Achte deshalb darauf, nur die Daten abzufragen, die tatsächlich für die Vermietung deiner Ferienwohnung oder deines Ferienhauses wichtig sind. Das sind meist Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Erfragst du beispielsweise Rauchgewohnheiten, Hobbys oder politische Ansichten im Interesse deiner Ferienwohnung oder deiner anderen Gäste, ist der Interessent übrigens zu keiner Antwort verpflichtet. Er kann diese Antworten verweigern und sogar unwahre Tatsachen angeben.
Tipp #2 – Speichere (und lösche) die Daten so, dass kein Dritter darauf zugreifen kann.
Hast du persönliche Daten von deinen Interessenten oder Gästen erhalten, hast du laut DSGVO die Pflicht, die gespeicherten Daten so aufzubewahren, dass kein Dritter Zugang dazu erlangen kann. Gespeicherte Daten auf dem Computer sollten beispielsweise mit einem Passwort geschützt werden. Sowohl das Gerät, als auch die betreffenden Ordner oder Programme sollten vor dem Zugriff immer ein Passwort abfragen. Auch eine Firewall und eine Anti-Viren-Software sollten auf deinem PC aktiv sein, um die Daten vor Angriffen zu schützen. Zudem solltest du regelmäßig ein Backup erstellen, um dem Verlust der Daten entgegenzuwirken. Solltest du Daten löschen müssen, sollte dies gründlich geschehen. Es dürfen keine Rückstände auf der Festplatte der Daten vorhanden sein, auf die Dritte Zugriff bekommen könnten. Und auch in den Backups sollten die Daten natürlich entfernt werden.
Aber auch analog archivierte Daten fallen unter das Gesetz. Deshalb solltest du verschließbare Aktenschränke nutzen, die wiederum in einem verschlossenen Raum stehen. Die Akten dürfen nicht offen liegen oder für andere zugänglich sein. Und auch hier sollte im Fall der Löschung gründlich vorgegangen werden. Wenn du einen Aktenvernichter nutzen möchtest, solltest du dich an die DIN 66399 halten, die die Größe der Papierreste entsprechend der Sicherheitsstufe festlegt. Diese ist auch auf den jeweiligen Geräten gekennzeichnet. Wenn du ganz sicher gehen willst, kann dir aber auch ein entsprechender Dienstleister dabei helfen.
Hier die wichtigsten Maßnahmen nochmal auf einen Blick:
Digitale Speicherung
- Passwortschutz
- Firewall und Anti-Viren-Software
- regelmäßiges Backup
- Vernichtung: professionelles Löschen ohne Rückstände auf der Festplatte
Analoge Speicherung
- verschließbare Aktenschränke
- verschlossener Raum, in dem die Akten lagern
- Akten nicht offen liegen lassen
- Vernichtung: Aktenvernichter oder Dienstleister
Prüfe jedoch vor dem Löschen, ob du die betreffenden Daten anderweitig benötigst. So hast du beispielsweise bei Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht seitens des Finanzamtes, an die du dich halten musst.
Tipp#3 – Hole die schriftliche Einwilligung zur Nutzung der Daten von deinem Gast ein.
Egal, ob per Mail oder per Klick auf deiner Website – dein Gast muss schriftlich der Nutzung seiner Daten zustimmen. Hat dich beispielsweise ein Interessent angerufen und dir seine persönlichen Daten zur Buchung deiner Ferienwohnung oder deines Ferienhauses mitgeteilt, musst du eine schriftliche Einwilligung einholen. Bitte deinen Gast deshalb darum, in einer kurzen formlosen E-Mail der Nutzung seiner Daten zuzustimmen. Wie du die Einwilligung auf der Website einholen kannst, zeige ich dir weiter unten in diesem Artikel.
Tipp #4 – Gib deinem Gast Auskunft über alle gespeicherten Daten.
Jeder Mieter hat das Recht, jederzeit seine Daten bei dir zu erfragen. Du als Vermieter hast wiederum die Pflicht, deinem Gast Auskunft über die gespeicherten Daten zu geben. Auch die Art der Speicherung darf vom Mieter erfragt werden. Lediglich den genauen Ort und die dazugehörigen Sicherheitsvorkehrungen musst du nicht offenlegen. Jedoch bist du verpflichtet, auch Löschanfragen seitens des Gastes zu erfüllen und die entsprechenden Daten unverzüglich vollständig und rückstandslos zu löschen. Wie bereits erwähnt, solltest du vorher jedoch anderweitige Aufbewahrungspflichten prüfen.
Tipp #5 – Gib persönliche Daten der Gäste nicht an Dritte weiter.
Weder im Gespräch noch durch Verkauf dürfen die privaten Daten von Mietern weitergegeben werden. Allerdings gibt es hier eine Ausnahme: Nutzt du externe Dienstleister, wie einen Reinigungsservice oder Lieferdienst, kann eine Weitergabe der Daten nötig sein. Mit diesen Dienstleistern muss dann ein sogenannter Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden, in dem Befugnisse, Pflichten und Rechte sowie die Datenweitergabe geregelt werden. Und auch der Gast ist umgehend darüber zu informieren, an wen und zu welchem Zweck seine Daten weitergegeben werden.
Tipp #6 – Lösche die Daten, wenn kein Mietverhältnis zustande kommt.
Stell dir vor, ein Interessent hat bei dir per E-Mail angefragt, ob deine Ferienwohnung in einem bestimmten Zeitraum frei ist. Dann erhältst du als Vermieter bereits die E-Mail-Adresse des Interessenten und hast sie in deinem E-Mail-Postfach gespeichert. Entscheidet sich der Interessent dann gegen die Buchung deiner Ferienimmobilie, müssen alle Daten unwiderruflich gelöscht werden. Sie dürfen weder digital noch auf Papier gespeichert werden und auch nicht durch das Hacken der Festplatte oder Diebstahl zugänglich sein. Auch bei einer Kontaktaufnahme per Telefon darf die Telefonnummer auf der Telefonrechnung keiner konkreten Person zuzuordnen sein.
Achtung Ausnahme! Sobald der Interessent zum derzeitigen Zeitpunkt keine Buchung wünscht, jedoch Interesse daran signalisiert, die Ferienimmobilie zu einem späteren Zeitpunkt zu mieten, gilt eine Ausnahmeregelung. Diese besagt, dass bei absehbarem Interesse und der eindeutigen Zustimmung des Interessenten die Daten zur Kontaktaufnahme gespeichert werden dürfen. Die Zustimmung muss dabei in diesem Fall schriftlich erfolgen, beispielsweise in Form einer kurzen E-Mail.
Datenschutz auf der Gastgeber-Website
Wer als Vermieter von Ferienwohnungen oder Ferienhäusern eine Website betreibt, um Buchungen abzuwickeln, einen Newsletter zu verschicken oder einfach nur ein Formular zur Kontaktaufnahme anzubieten, ist ebenfalls mit personenbezogenen Daten von Interessenten konfrontiert. Deshalb solltest du auch auf deiner Website großen Wert auf den korrekten Datenschutz legen. Ich habe dir hier die wichtigsten Maßnahmen zusammengefasst:
Tipp #7 – Überprüfe die Datenschutzerklärung.
Die Datenschutzerklärung dient dazu, deine Website-Besucher darüber zu informieren, welche Daten von ihm gespeichert werden, wofür sie verwendet werden und welche Drittanbieter die Daten erhalten. Selbsterklärend sind hier Absätze zum Kontaktformular oder Newsletter zu finden. Aber auch externe Tools oder Anbieter, die Daten vom Nutzer speichern, müssen hier genannt werden. Das reicht von integrierten Social Media Buttons über Analyse-Tools bis hin zu verwendeten Schriften von Drittanbietern. Auch ein Datenschutzbeauftragter sollte in der Datenschutzerklärung genannt werden.
Natürlich musst du so eine Erklärung nicht selbst schreiben. Eine rechtskonforme Datenschutzerklärung kannst du dir entweder vom Anwalt anfertigen lassen oder Online-Generatoren dafür nutzen. Den wohl bekanntesten Generator für Datenschutzerklärungen findest du bei e-recht24.de. Auf deiner Website musst du dann nur noch sicherstellen, dass die Datenschutzerklärung von jeder Seite aus leicht zugänglich und mit nur einem Klick erreichbar ist.
Tipp #8 – Integriere ein SSL-Zertifikat.
Die Daten von deinen Interessenten werden grundsätzlich unverschlüsselt übertragen und sind damit anfällig für Hacker und Datendiebstahl. Deshalb musst du laut DSGVO ein sogenanntes SSL-Zertifikat in deine Website integrieren. Dies sorgt dafür, dass die Daten verschlüsselt übertragen werden und damit abgesichert sind. Die meisten Provider bieten diese Zertifikate zusammen mit der Domain an, sodass du dir darüber keine Gedanken machen musst. Solltest dies bei deiner Website nicht der Fall sein, kannst du auch kostenlose Zertifikate installieren, um den Schutz der Daten zu gewährleisten. Ein Anbieter dafür ist beispielsweise Let’s Encrypt. Dass die Übertragung der Daten auf deiner Website geschützt sind, erkennst du dann übrigens an dem kleinen Schloss vor der Website-Adresse im Browser und dem “https” am Anfang des Links, wie hier zu sehen:
Verschlüsselte Datenübertragung auf der Website mittels SSL-Zertifikat
Tipp #9 – Füge einen Hinweis zu Cookies ein.
Die sogenannten Cookies dienen dazu, den Besucher deiner Website zu erkennen und dadurch die Nutzung zu optimieren. Laut DSGVO muss der Nutzer jedoch ausdrücklich zustimmen, dass für ihn so ein Cookie gesetzt werden darf. Dies kannst du mit einem entsprechenden Hinweis umsetzen, der beim ersten Aufruf der Website erscheint. Hier kannst du die ausdrückliche Zustimmung des Nutzers abfragen und ihm zusätzlich die entsprechenden Informationen zur Verfügung stellen. Bei uns sieht das Ganze beispielsweise so aus:
Hinweis und Einwilligung zum Setzen von Cookies auf der Website von erfolgreicher-vermieten.de
Achte darauf, dass dieser Hinweis präsent ist, aber keinesfalls andere wichtige Elemente, wie die Links zum Impressum oder zur Datenschutzerklärung verdeckt.
Tipp #10 – Überprüfe alle erhobenen Daten.
Wie bereits angemerkt, ist mit der Datenschutzgrundverordnung die Pflicht verbunden, ausschließlich relevante Daten zu erheben und die Einwilligung zur Erhebung einzuholen. Überprüfe deshalb alle Formulare, die du auf deiner Website zur Verfügung stellst, hinsichtlich dieser Kriterien. Egal, ob es sich um ein Formular zur Newsletteranmeldung, um ein Kontaktformular oder um das Formular zur Buchung deiner Ferienwohnung handelt – in jedem Fall solltest du überprüfen, ob die Daten für den Zweck des Formulars zwingend notwendig sind. Vor dem Absenden der Formulare solltest du zudem die Möglichkeit zur Bestätigung geben, dass die Datenschutzerklärung gelesen wurde und ihr zugestimmt wird. Dies kannst du einfach, wie in folgendem Beispiel, anhand einer kleinen Checkbox umsetzen:
Einwilligung zur Datenerhebung auf erfolgreicher-vermieten.de
Tipp #11 – Ermögliche den Widerspruch zur Datenerfassung.
Als Websitebetreiber kannst du verschiedene Analyse-Tools nutzen, um deine Nutzer und das Nutzerverhalten zu analysieren. Jedoch musst du dem Nutzer deiner Seite laut DSGVO die Möglichkeit geben, seine Daten – in diesem Fall die IP-Adresse – für die statistische Erfassung zu sperren. Diese Option bieten viele Website-Betreiber über eine Funktion in der Datenschutzerklärung. Im entsprechenden Absatz zu den Analyse-Tools kannst du die von den Analyse-Tools bereitgestellte Funktion zum Widerspruch der Datenerfassung einfügen.
Zudem ist es notwendig, die erfassten IP-Adressen der Nutzer zu anonymisieren. Dies geschieht meist durch die Kürzung der IP-Adresse. Informiere dich dazu direkt bei deinem gewählten Analyse-Tool. Und auch eine Auftragsdatenverarbeitung sollte mit dem jeweiligen Anbieter abgeschlossen werden, um die Nutzung der Daten korrekt festzulegen.
Tipp #12 – Optimiere deinen Newsletter.
Bietest du auf deiner Webseite einen Newsletter für deine Gäste an, musst du auch hier darüber informieren, welches Tool du für den Newsletterversand verwendest, welchen Zweck der Newsletter erfüllt und wie die angegebenen Daten verwendet werden. Idealerweise verlinkst du auch an dieser Stelle zur Datenschutzerklärung, in der du einen entsprechenden Absatz zum Newsletterversand einfügst. Und auch die Möglichkeit zur Abmeldung des Newsletters sollte direkt gegeben werden. Mit dem entsprechenden Anbieter des Tools solltest du dann übrigens ebenfalls einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen, um die Datennutzung zu regeln.
Tipp #13 – Hol dir Hilfe vom Profi.
Wenn du technisch nicht so versiert bist, kannst du dir für den Datenschutz auf deiner Website natürlich auch Hilfe holen. Hast du die Website von einer Agentur erstellen lassen, kannst du dich auch bezüglich des Datenschutzes an sie wenden. Kann dir eine Agentur nicht weiterhelfen, kannst du einen Anwalt konsultieren. Viele Anwälte haben sich auf das Thema Datenschutz spezialisiert und können dir genau sagen, ob deine Website DSGVO-konform ist oder an welchen Stellen du deinen Datenschutz noch optimieren kannst. Auch wir gestalten Websites für Vermieter und natürlich ist der Datenschutz bei uns ein wichtiges Thema.
Professionelles Webdesign
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Mein Fazit: Datenschutz ist Kundenservice!
Seit der Verordnung von 2018 ist der Datenschutz für jeden Anbieter von Produkten oder Dienstleistungen ein zentrales und vor allem nicht zu vernachlässigendes Thema. Auch wir als Vermieter sind verpflichtet, den Schutz der Daten unserer Gäste zu gewährleisten und dafür die Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Mit den genannten Tipps konnte ich dir diesen Prozess hoffentlich erleichtern und dir das Thema Datenschutz etwas vereinfachen. Setze diese Tipps in deinem Vermieteralltag und auf deiner Website um, und schon bist du rechtlich auf der sicheren Seite und bietest für deine Gäste einen zuverlässigen Service – auch hinsichtlich ihrer Daten.
