Meldeschein für Ferienwohnung und Ferienhaus

Was ist ein Meldeschein?

Der Meldeschein ist ein Formular, das deine Gäste ausfüllen müssen. Er dient dem Nachweis, dass die Person, die in deiner Ferienwohnung oder deinem Ferienhaus vorübergehend wohnt, tatsächlich diejenige ist, für die sie sich ausgibt. Der Meldeschein enthält deshalb persönliche Informationen zum Hauptmieter und auch zu den Mitreisenden.

Warum muss ein Meldeschein ausgefüllt werden?

Das Erstellen eines Meldescheins ist, wie oben bereits erwähnt, in Deutschland Pflicht. Als Gastgeber bist du dazu verpflichtet, die persönlichen Daten deiner Gäste ordnungsgemäß aufzunehmen und für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Dies dient vor allem der statistischen Erfassung sowie der Arbeit von Polizei und Behörden.

Die gesetzlichen Regelungen dazu finden sich in den §§ 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes (BMG):

§ 29 Besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten (Auszug)
(2) Beherbergte Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben, der die in § 30 Absatz 2 aufgeführten Daten enthält. Mitreisende Angehörige sind auf dem Meldeschein nur der Zahl nach anzugeben. Bei Reisegesellschaften von mehr als zehn Personen betrifft die Verpflichtung nach Satz 1 nur den Reiseleiter; er hat die Anzahl der Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit anzugeben.
Quelle

Wann müssen die Gäste einer Ferienwohnung den Meldeschein ausfüllen?

Mit dem Inkrafttreten des neuen Bundesmeldegesetzes im Jahr 2015 können die Gäste wählen, ob sie das Formular selbst ausfüllen oder es im Vorhinein vom Gastgeber ausfüllen lassen möchten. In jedem Fall muss der Gast das Formular selbst unterschreiben. Direkt bei der Ankunft musst du dem Gast das Dokument vorlegen und ihn bitten, es zu unterschreiben.

Was muss im Meldeschein enthalten sein?

Mit dem Meldeschein müssen folgende Informationen erfasst werden:

• Datum von An- und Abreise
• Vor- und Nachname
• Adresse
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Passnummer
• Anzahl Mitreisende sowie deren Nationalität

Dies wird im § 30 Absatz 2 des Bundesmeldegesetzes geregelt. Hinzu kommt ein Vermerk, ob der Personalausweis des Gastes vorgelegt wurde, insofern es sich um einen Gast aus dem Ausland handelt. Sollte es hier Abweichungen zu den gemachten Angaben des Gastes geben, sind diese ebenfalls auf dem Meldeschein zu vermerken. Wichtig ist zudem, dass der Gast den Meldeschein persönlich unterschreibt.

Wie müssen langfristige Gäste gemeldet werden?

Im § 29 Bundesmeldegesetz wird auch die Meldepflicht bei einer langfristigen Vermietung von Ferienwohnungen oder Ferienhäusern geregelt. Dort heißt es:

§ 29 Besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten (Auszug)
(1) Wer in Einrichtungen, die der gewerbs- oder geschäftsmäßigen Aufnahme von Personen dienen (Beherbergungsstätten), für länger als sechs Monate aufgenommen wird, unterliegt der Meldepflicht nach § 17 oder § 28. Wer nicht für eine Wohnung im Inland gemeldet ist, hat sich innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde anzumelden, sobald sein Aufenthalt die Dauer von drei Monaten überschreitet.
Quelle

Sobald Ihre Gäste länger als sechs Monate in der Ferienwohnung oder im Ferienhaus bleiben, gilt also der § 17 des Bundesmeldegesetzes. Dieser besagt Folgendes:

§ 17 Anmeldung, Abmeldung (Auszug)
(1) Wer eine Wohnung bezieht, hat sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bei der Meldebehörde anzumelden.
Quelle

Der § 28 des Bundesmeldegesetzes regelt zudem die Meldepflicht für Binnenschiffer und Seeleute. Für Mieter mit ausländischer Staatsangehörigkeit gilt eine Frist von drei Monaten und zwei Wochen. Danach müssen auch sie sich beim zuständigen Einwohnermeldeamt anmelden. Nichtsdestotrotz ist die Registrierung durch das Ausfüllen des Meldescheins zu Beginn des Aufenthaltes in jedem Fall obligatorisch.

Muss ich die angegebenen Daten im Meldeschein kontrollieren?

Wie es im § 29 Absatz 3 des Bundesmeldegesetzes heißt, müssen Gastgeber lediglich die Ausweisdokumente von ausländischen Gästen kontrollieren:

§ 29 Besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten (Auszug)
(3) Beherbergte ausländische Personen, die nach Absatz 2 namentlich auf dem Meldeschein aufzuführen sind, haben sich bei der Anmeldung gegenüber den Leitern der Beherbergungsstätten durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz) auszuweisen.

Im Meldeschein sollte dann vermerkt werden, ob der Personalausweis vorgelegt wurde oder nicht. Doch selbst wenn der Gast keine Dokumente vorzeigen kann, kannst du ihn dennoch als Gast in deiner Ferienwohnung aufnehmen. Entscheidend für dich als Vermieter ist lediglich der Vermerk im Meldeschein, ob die Dokumente vorlagen oder nicht.

Wie lange muss man einen Meldeschein aufbewahren?

Als Vermieter bist du verpflichtet, die Meldescheine der Gäste für den Zeitraum von insgesamt einem Jahr nach Ankunft des Gastes aufzubewahren. Dies wird im § 30 Absatz 4 geregelt:

§30 Besondere Meldescheine für Beherbergungsstätten (Auszug)
(4) Die nach Absatz 1 verpflichteten Personen haben die ausgefüllten Meldescheine vom Tag der Abreise der beherbergten Person an ein Jahr aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Wird die Meldepflicht elektronisch erfüllt, gelten für die Speicherung und Löschung der nach § 29 Absatz 5 erhobenen Daten die Fristen nach Satz 1. Den nach Landesrecht bestimmten Behörden und den in § 34 Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 bis 5 und 9 bis 11 genannten Behörden sind zur Erfüllung ihrer Aufgaben auf Verlangen

1. die nach § 29 Absatz 2 Satz 1 handschriftlich unterschriebenen Meldescheine zur Einsichtnahme vorzulegen und
2. die nach § 29 Absatz 5 elektronisch erhobenen Daten maschinenlesbar zur Verfügung zu stellen.
   Quelle

Zudem musst du die Meldescheine, wie im Paragraphen deutlich wird, auch für Inspektionen durch Behörden bereithalten. Daher ist es wichtig, die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Nach Ablauf der Frist sollten die Meldescheine dann im Sinne des Datenschutzes spätestens innerhalb von drei Monaten vernichtet werden. Die Nichteinhaltung dieser Pflichten kann Bußgelder nach sich ziehen.

Wie erstelle ich einen Meldeschein?

Um es dir ganz einfach zu machen, kannst du zur Erstellung eines Meldescheins unsere fertige Mustervorlage verwenden. Sie enthält alle oben aufgeführten Daten und kann direkt ausgedruckt und vom Gast ausgefüllt und unterschrieben werden. Du kannst dir den Meldeschein einfach kostenlos als Mustervorlage herunterladen und schon kann’s losgehen! Wichtig ist, dass du den Meldeschein für internationale Gäste immer auch in englischer Sprache zur Hand hast. Beim Download unserer Mustervorlage ist deshalb ebenfalls eine englische Version des Dokumentes enthalten, die du für deine englischsprachigen Gäste nutzen kannst.

Hinweise zur Nutzung und Bearbeitung unserer Vorlage „Meldeschein für Ferienwohnung und Ferienhaus“

Wir empfehlen dir die Verwendung unserer Meldeschein-Mustervorlage, da sie bei uns bereits jahrelang im Einsatz ist und direkt von der Praxis für die Praxis gemacht ist. Du bekommst den Download in den Formaten .docx sowie .pages in Englisch und Deutsch und kannst sie nach deinem eigenen Geschmack anpassen. Wir empfehlen dir außerdem zusätzlich nach Regelungen des Meldegesetzes speziell in deinem Bundesland zu recherchieren und eventuell notwendige Anpassungen im Meldeschein vorzunehmen. Wir haben die Dokumente nach bestem Gewissen angefertigt, übernehmen dennoch keine Haftung und erheben auch keinen Anspruch auf Aktualität und Vollständigkeit.