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Wenn Gäste abreisen und die Unterkunft nicht im vereinbarten Zustand hinterlassen haben, zählt jede Stunde. Schäden lassen sich nur dann einem bestimmten Gast zuordnen, wenn der Zustand der Unterkunft vor und nach dem Aufenthalt dokumentiert ist. Ohne diesen Nachweis bleibt dir im Streitfall kaum eine Handhabe.
Das Übergabeprotokoll für Ferienwohnung und Ferienhaus schafft genau diese Grundlage. Es dokumentiert den Zustand der Unterkunft bei An- und Abreise – von offensichtlichen Schäden über den Zustand von Möbeln und Geräten bis hin zu abgelesenen Zählerständen. Beide Parteien unterschreiben das Dokument, das damit als verbindlicher Nachweis gilt. Lade dir die Vorlage kostenlos herunter – als editierbare Word- und Pages-Datei sowie als druckfertiges PDF – und mache die Übergabe deiner Ferienwohnung effizienter und sicherer!
Ein Übergabeprotokoll für eine Ferienunterkunft dient dazu, den Zustand der Unterkunft bei An- und Abreise transparent festzuhalten und Missverständnisse zwischen Vermieter und Gast zu vermeiden. Es dokumentiert alle wichtigen Details rund um die Übergabe und schafft eine verlässliche Grundlage für eine faire Abwicklung des Mietverhältnisses. Dazu sind in der Vorlage zum Übergabeprotokoll die folgenden Themenbereiche enthalten:
Das Protokoll erfasst Datum der Übergabe, die Namen der beteiligten Parteien sowie die Bezeichnung der Unterkunft. Diese Grunddaten sind notwendig, um das Dokument eindeutig einer Buchung zuzuordnen.
Der Hauptteil des Protokolls ist raumweise gegliedert. Für jeden Bereich – Schlafzimmer, Wohnraum, Küche, Bad, Außenbereiche – können Zustand und etwaige Mängel eingetragen werden. Vorhandene Schäden bei Einzug werden festgehalten, damit der Gast nicht dafür haftbar gemacht werden kann. Neue Schäden bei Auszug werden ebenfalls dokumentiert.
Das Protokoll enthält außerdem Felder für die Anzahl der übergebenen und zurückgegebenen Schlüssel. Fehlende Schlüssel bei der Abreise können damit direkt vermerkt und in der Kautionsabrechnung berücksichtigt werden.
Wenn du Strom- oder Wasserverbrauch separat berechnest, kannst du die Felder für die Ablese von Zählerständen bei Ein- und Auszug nutzen. Diese Dokumentation ist die Grundlage für eine nachvollziehbare Verbrauchsabrechnung.
Das Protokoll wird von Vermieter und Gast unterschrieben. Die handschriftliche Unterschrift macht das Dokument im Streitfall belastbar. Jede Partei erhält ein Exemplar.
Die Vorlage ist lizenzfrei und kann uneingeschränkt für alle deine Ferienobjekte genutzt werden.
Unbedingt. Fotos ergänzen das schriftliche Protokoll und liefern den visuellen Nachweis, der im Streitfall entscheidend sein kann. Fotografiere Schäden bei Einzug (als Beweis für Vorschäden) und bei Auszug (als Beweis für neue Schäden). Metadaten mit Datum und Uhrzeit sollten aktiviert sein. Mehr zum Thema Schadensfall erfährt du in unserem Artikel "Schäden in der Ferienwohnung | Was ist eine Beweislast?".
Du kannst die Unterkunft trotzdem übergeben, solltest aber den Vorfall notieren und – wenn möglich – mit einer Zeugin oder einem Zeugen dokumentieren. Alternativ kannst du die Ablehnung der Unterschrift im Protokoll vermerken. Im Streitfall schwächt das die Beweislage, macht eine Schadensregulierung aber nicht unmöglich.
Nein, es gibt keine gesetzliche Pflicht. In der Praxis ist es aber unverzichtbar, wenn du Schäden nachweisen und Schadensersatz geltend machen möchtest. Ohne Protokoll fehlt dir der Nachweis, wann und durch wen ein Schaden entstanden ist.
Öffne den Google Unternehmenseintrag deiner Ferienunterkunft und lasse dir über den Button „Um Rezensionen bitten“ deinen individuellen Bewertungslink anzeigen. Kopiere den Link für den nächsten Schritt.
Lasse dir jetzt einen QR-Code für den zuvor kopierten Bewertungslink generieren. Wir empfehlen dafür den kostenlosen QR-Code-Generator von "QR Code Monkey". Es gibt natürlich auch weitere brauchbare Alternativen.
Nutze unsere kostenfreie Mustervorlage „QR-Code Aufsteller“ und füge den soeben generierten QR-Code sowie dein eigenes Logo und eine entsprechende E-Mail Adresse in die Vorlage ein. Am Ende das Speichern nicht vergessen.
Im letzten Schritt musst du das bearbeitete Dokument nur noch ausdrucken (Format A5 mit Farbdruck empfohlen) und gut sichtbar in deiner Unterkunft platzieren. Robuste Tischaufsteller aus Acryl (wie im Bild gezeigt) eignen sich dafür perfekt.
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