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Gästekommunikation ist einer der unterschätztesten Erfolgsfaktoren in der Ferienvermietung. Wer professionell und herzlich kommuniziert, schafft Vertrauen, reduziert Rückfragen und hinterlässt einen guten Eindruck – noch bevor der Gast überhaupt angereist ist. Für viele Vermieter ist das Schreiben dieser Nachrichten aber zeitaufwändig, und die Suche nach der richtigen Formulierung kostet mehr Energie als nötig.
Die Formulierungshilfen und E-Mail-Vorlagen für Ferienwohnung und Ferienhaus nehmen dir diese Arbeit ab. Das Dokument enthält fertige Textvorlagen für alle wichtigen Kommunikationssituationen im Vermietungsalltag – in Du- und Sie-Form, mit empfohlenem Versandzeitpunkt und passender Betreffzeile. Lade dir einfach die Vorlage kostenlos herunter – als editierbare Word- und Pages-Datei – und hebe deine Gästekommunikation auf ein neues Level!
In unserer Vorlage findest du eine Sammlung praxiserprobter Textbausteine und E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Gästen – von der ersten Anfrage bis zur Bewertung nach dem Aufenthalt. Die Beispiele helfen dir, professionell, freundlich und effizient zu schreiben, ohne jedes Mal bei null beginnen zu müssen. Hier eine Übersicht über die enthaltenen Vorlagen:
Textvorlagen für die Bestätigung einer Direktbuchung oder die Beantwortung einer Anfrage – professionell formuliert, mit allen relevanten Informationen und dem richtigen Ton zwischen Freundlichkeit und Verbindlichkeit.
Eine Vorlage für die Nachricht, die du ein bis zwei Tage vor Anreise verschickst: Schlüsselübergabe, Check-in-Zeit und wichtige Hinweise zur Unterkunft. Gut vorbereitet ankommende Gäste stellen weniger Fragen und sind zufriedener.
Eine kurze, herzliche Begrüßungsnachricht für den Tag der Anreise – als Bestätigung, dass der Gast willkommen ist, und mit einem direkten Kontaktweg für den Fall, dass etwas nicht stimmt.
Eine freundliche Erinnerung an Check-out-Zeit und die wichtigsten Punkte beim Verlassen der Unterkunft – Schlüssel hinterlegen, Müll entsorgen, Fenster schließen. Klar formuliert, ohne belehrend zu wirken.
Eine persönliche Nachricht nach der Abreise, die den Gast bittet, eine Bewertung zu hinterlassen. Die Vorlage ist so formuliert, dass sie authentisch wirkt und nicht wie eine Massennachricht.
Die Vorlage enthält ebenso eine übersichtliche Checkliste, die dich dabei unterstützt, in jeder Phase des Aufenthalts authentisch, zuvorkommend und professionell zu agieren. Sie erinnert an die wichtigsten Punkte – von der persönlichen Ansprache über klare Informationen bis hin zu einer wertschätzenden Nachbetreuung – und hilft dir, Vertrauen aufzubauen sowie positive Bewertungen und Wiederbuchungen zu fördern.
Die Vorlage ist lizenzfrei und kann uneingeschränkt für alle deine Ferienobjekte genutzt werden.
Das Dokument richtet sich speziell an Vermieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern, die ihre Gästekommunikation optimieren möchten. Egal, ob du gerade erst anfangen oder bereits Erfahrung hast, unsere Vorlagen und Tipps werden dir dabei helfen, professionelle und herzliche Nachrichten zu verfassen, die deine Gäste begeistern.
Eine persönliche Note reicht oft schon: der Name des Gastes in der Anrede, ein Hinweis auf ein Detail der Buchung oder eine konkrete Empfehlung für die Region. Die Vorlagen sind bewusst als Ausgangspunkt formuliert – du baust darauf auf und ergänzt, was die Nachricht persönlich macht. Tipps dazu, worauf es beim Ton und der Struktur ankommt, findest du in unserem Blogartikel "So schreibst du als Gastgeber perfekte E-Mails".
Ja. Die Texte sind so aufgebaut, dass sie sich problemlos in Buchungssoftware oder Channel-Manager einfügen lassen, die automatisierte Nachrichten versenden. Passe die Platzhalter für Gästename, Datum und Unterkunftsdetails auf die jeweiligen Variablen deines Systems an.
Beide Varianten sind enthalten. Du kannst dich für die Ansprache entscheiden, die zu deinem Stil und deiner Zielgruppe passt. Bei Ferienwohnungen, die sich eher an Urlauber richten, ist die Du-Form heute weit verbreitet; bei Monteurunterkünften oder geschäftlichen Mietern wirkt die Sie-Form oft professioneller.
Öffne den Google Unternehmenseintrag deiner Ferienunterkunft und lasse dir über den Button „Um Rezensionen bitten“ deinen individuellen Bewertungslink anzeigen. Kopiere den Link für den nächsten Schritt.
Lasse dir jetzt einen QR-Code für den zuvor kopierten Bewertungslink generieren. Wir empfehlen dafür den kostenlosen QR-Code-Generator von "QR Code Monkey". Es gibt natürlich auch weitere brauchbare Alternativen.
Nutze unsere kostenfreie Mustervorlage „QR-Code Aufsteller“ und füge den soeben generierten QR-Code sowie dein eigenes Logo und eine entsprechende E-Mail Adresse in die Vorlage ein. Am Ende das Speichern nicht vergessen.
Im letzten Schritt musst du das bearbeitete Dokument nur noch ausdrucken (Format A5 mit Farbdruck empfohlen) und gut sichtbar in deiner Unterkunft platzieren. Robuste Tischaufsteller aus Acryl (wie im Bild gezeigt) eignen sich dafür perfekt.
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