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Nach dem Aufenthalt deiner Gäste steht die Kautionsabrechnung an. Ob du die Kaution vollständig zurückgibst oder einen Teil für Schäden oder Reinigungskosten einbehältst – der Vorgang sollte in jedem Fall schriftlich dokumentiert sein. Das schützt dich vor späteren Missverständnissen und schafft für deine Gäste Transparenz.
Die Mustervorlage Kautionserstattung für Ferienwohnung und Ferienhaus hilft dir, diesen Schritt professionell und nachvollziehbar abzuwickeln. Sie erfasst alle relevanten Informationen – von den Gästedaten über die ursprüngliche Kautionshöhe bis zur tatsächlich ausgezahlten Summe – und bietet Platz für die Dokumentation von Abzügen und die Bankverbindung. Lade dir die Vorlage für die Kautionserstattung kostenlos herunter – als editierbare Word- und Pages-Datei sowie als druckfertiges PDF – und vereinfache deine Abläufe.
Die Vorlage zur Kautionserstattung dient als praktische Hilfe, um die Rückzahlung einer hinterlegten Kaution transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig erfasst werden und sowohl Vermieter als auch Gast eine klare, rechtssichere Grundlage für die Abwicklung der Kaution haben. Unsere Vorlage enthält dafür die folgenden Elemente:
Die Vorlage erfasst Name, Adresse und Kontaktdaten des Gastes sowie den Mietzeitraum der Buchung. So lässt sich die Kautionsabrechnung später eindeutig einer konkreten Buchung zuordnen.
Du kannst außerdem die ursprünglich gezahlte Kautionshöhe eintragen. Die Vorlage enthält außerdem Felder für IBAN und BIC des Kontos, auf das die Rückzahlung erfolgt – entweder dein Konto (bei Barzahlung der Kaution) oder das des Gastes (bei Überweisung).
Abschließend enthält die Vorlage Platz für die Unterschrift des Vermieters. Bei gegenseitiger Unterzeichnung dient das Dokument als Quittung und schließt spätere Ansprüche des Gastes in Bezug auf die Kaution aus.
Die Vorlage ist lizenzfrei und kann uneingeschränkt für alle deine Ferienobjekte genutzt werden.
Um die Rückerstattung einer vom Mieter gezahlten Kaution für den Aufenthalt in deinem Ferienhaus oder deiner Ferienwohnung buchhalterisch zu erfassen, bedarf es eines entsprechenden Dokuments – der Kautionserstattung. Dieser Beleg dient nicht nur dir als Vermieter als Dokument für eine Kontenbewegung, sondern viel mehr auch dem Mieter des Ferienobjektes als Beleg oder Quittung für einen Zahlungseingang. Insbesondere Firmenkunden, die eher einer Steuerprüfung unterzogen werden, müssen natürlich einen Zahlungseingang in Form eines Beleges nachweisen können, damit der Betrag buchhalterisch korrekt erfasst und verarbeitet werden kann. Mit unserer praktischen Vorlage kannst du diese Kautionserstattung schnell und einfach erstellen.
Ja. Die Vorlage funktioniert unabhängig davon, ob die Kaution in bar oder per Überweisung gezahlt wurde. Bei Barkaution trägst du entsprechend deine eigene Bankverbindung oder den Auszahlungsweg ein und lässt dir den Empfang der Rückzahlung vom Gast quittieren.
In diesem Fall kannst du den Gast auf den übersteigenden Betrag in Anspruch nehmen. Dafür ist eine saubere Schadensdokumentation – mit Fotos, Kostenvoranschlägen oder Rechnungen essenziell. Je nachdem ob der Gast zahlt oder nicht, kommt als nächster Schritt ein anwaltliches Mahnverfahren oder eine Schadensregulierung über deine Haftpflichtversicherung in Frage.
Du darfst Abzüge für nachgewiesene Schäden oder Reinigungskosten vornehmen, die über den normalen Abnutzungsgrad hinausgehen. Es empfiehlt sich jedoch, den Gast vorab über die Abzüge zu informieren und diese mit Fotos oder Belegen zu dokumentieren – das reduziert das Risiko von Widersprüchen erheblich.
Eine gesetzlich festgelegte Frist für die Rückzahlung der Kaution bei Ferienvermietungen gibt es nicht. Üblich und fair ist eine Rückzahlung innerhalb von sieben bis vierzehn Tagen nach Abreise des Gastes – ausreichend Zeit, um eventuelle Schäden zu prüfen und Abzüge zu dokumentieren.
Eine gesetzliche Pflicht zur schriftlichen Dokumentation gibt es nicht. In der Praxis ist sie aber dringend zu empfehlen: Eine schriftliche Abrechnung verhindert Streitigkeiten über zurückgehaltene Beträge und gibt dir im Zweifelsfall einen Nachweis dafür, dass die Kaution korrekt abgerechnet wurde.
Öffne den Google Unternehmenseintrag deiner Ferienunterkunft und lasse dir über den Button „Um Rezensionen bitten“ deinen individuellen Bewertungslink anzeigen. Kopiere den Link für den nächsten Schritt.
Lasse dir jetzt einen QR-Code für den zuvor kopierten Bewertungslink generieren. Wir empfehlen dafür den kostenlosen QR-Code-Generator von "QR Code Monkey". Es gibt natürlich auch weitere brauchbare Alternativen.
Nutze unsere kostenfreie Mustervorlage „QR-Code Aufsteller“ und füge den soeben generierten QR-Code sowie dein eigenes Logo und eine entsprechende E-Mail Adresse in die Vorlage ein. Am Ende das Speichern nicht vergessen.
Im letzten Schritt musst du das bearbeitete Dokument nur noch ausdrucken (Format A5 mit Farbdruck empfohlen) und gut sichtbar in deiner Unterkunft platzieren. Robuste Tischaufsteller aus Acryl (wie im Bild gezeigt) eignen sich dafür perfekt.
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