Inventarliste für Ferienwohnung, Ferienhaus und Kurzzeitvermietung – Kostenlose Mustervorlage

Wenn Schäden nicht gemeldet oder Teile des Inventars gestohlen werden, kann das zu ernsthaften Folgen für die betroffene Person führen. Zunächst muss diese Person für den entstandenen Schaden haften, was bedeutet, dass sie für den Schaden aufkommen muss. Zweitens kann es zu einer Strafe für die betroffene Person kommen, wenn der Schaden groß genug ist. Du solltest hier jedoch in jedem Fall abwägen, ob sich ein rechtliches Verfahren lohnt. Ist der entstandene Schaden vergleichsweise gering, lohnen sich die Gerichtskosten meist nicht und du kommst günstiger, wenn du den entstandenen Schaden einfach selbst bezahlst oder das entwendete Inventar selbst ersetzt. Bitte konsultiere in diesem Fall unbedingt einen Anwalt für eine entsprechende Hilfestellung.

Eine Inventarliste ist in vielerlei Hinsicht praktisch: Sie schafft zum einen eine gute Übersichtlichkeit über deine Einrichtungsgegenstände in der Ferienunterkunft und hilft dir zum anderen dabei, eventuelle Schäden und Verluste, die durch deine Feriengäste entstanden sind, festzustellen und festzuhalten. Insbesondere für Ferienunterkünfte, die vollumfänglich ausgestattet sind (mit Büchern, Bildern, Kunstwerken, Spielen, Spielzeug, etc.), ist das Führen einer Inventarliste sehr empfehlenswert.

Ja. Da sich die Ausstattung von Objekt zu Objekt unterscheidet, empfiehlt es sich, für jedes Ferienobjekt eine eigene Inventarliste zu pflegen. Die Vorlage ist lizenzfrei und kann beliebig oft angepasst und genutzt werden.

Das ist optional, aber sinnvoll – besonders bei hochwertiger Ausstattung oder wenn du Schadensersatz im Schadensfall nachweisen möchtest. In Kombination mit dem Übergabeprotokoll kann die Inventarliste dem Gast bei Ankunft vorgelegt und gemeinsam abgezeichnet werden.

Die Checkliste Einrichtung hilft beim Einrichten und Optimieren deiner Unterkunft – sie zeigt, was vorhanden sein sollte. Die Inventarliste dokumentiert, was tatsächlich vorhanden ist und in welchem Zustand. Die Checkliste Einrichtung ist ein Planungswerkzeug; die Inventarliste ist ein laufendes Verwaltungsdokument.

Diese Frage lässt sich meiner Meinung nach nicht pauschal beantworten, da sie von mehreren Faktoren abhängig ist. Zu den Faktoren zähle ich:

1. Zielgruppe: Du vermietest deine Ferienunterkunft an Familien mit Kindern oder an Menschen mit Hund? Dann rechne fest damit, dass hier der ein oder andere Schaden an deinem Inventar entstehen kann und eine regelmäßige Prüfung deines Inventars notwendig ist. Auch bei der Vermietung an mehrere Personen (Gruppen) ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass mal etwas in die Brüche geht. In deiner Hausordnung sollte klar definiert werden, wo und wann die Schäden gemeldet werden sollen und wer dafür haftet.
2. Größe der Unterkunft: In der Regel verfügt eine größere Unterkunft über mehr Einrichtungsgegenstände als eine kleine. In der Folge gibt es damit auch mehr Gegenstände, die bei der Nutzung der Unterkunft beschädigt werden könnten. Da sich größere Unterkünfte insbesondere auch für Gruppenurlaube oder Feierlichkeiten eignen, ist das Inventar einem größeren „Risiko“ ausgesetzt.
3. Frequenz deiner Gästewechsel: Je öfter du neue Gäste in deiner Unterkunft begrüßt, desto schneller wird deine Einrichtung und die Gegenstände abgenutzt. Zwei Beispiele: Die Kleiderschränke werden häufiger ein- und ausgeräumt, Bettwäsche und Handtücher müssen häufiger gewaschen werden. Darüber hinaus besteht ein größeres Risiko, dass Einrichtungsgegenstände bei der Abreise entwendet werden. Bei einer höheren Gästefrequenz solltest du daher dein Inventar auch häufiger auf Vollständigkeit prüfen.
4. Eigene Sorgfältigkeit und Verfügbarkeit: Das Prüfen der Inventarliste bedarf – je nach Umfang der Liste – ein gewisses Zeitinvestment. Hier musst du für dich selbst entscheiden, wie oft du die Inventarliste abgleichen möchtest bzw. kannst. Vielleicht hast du ja auch sorgsame Reinigungskräfte angestellt, die du zusätzlich mit dieser Aufgabe vertraut machen kannst.

Basierend auf den vorgenannten Faktoren solltest du nun selbst abschätzen können, wie oft die Prüfung deines Inventars notwendig ist. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die eigene Unterkunft mindestens zweimal im Jahr auf Herz und Nieren zu prüfen. Das beinhaltet auch das Testen der Sanitäranlagen, der Heizung, Klimageräte, etc. Mit der richtigen Gästekommunikation können Teile deiner Prüfung deutlich vereinfacht werden.

Das Übergabeprotokoll dokumentiert buchungsspezifisch, was sich verändert hat. Die Inventarliste erfasst dauerhaft, was überhaupt vorhanden ist und in welchem Ausgangszustand. Erst mit beiden Dokumenten zusammen hast du eine lückenlose Grundlage: Die Inventarliste zeigt, was da sein sollte – das Übergabeprotokoll zeigt, was sich verändert hat.