Vermieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern handhaben die Korrespondenz mit dem Mieter auf unterschiedlichste Art und Weise. Auch der Inhalt und die Funktion einer Buchungsbestätigung kann unterschiedlicher nicht sein. Ich möchte dir hier erläutern, auf was du bei einer Buchungsbestätigung achten solltest:
Funktion einer Buchungsbestätigung
- Dokument und Beleg für den Mieter zur Verbindlichen Buchung
- Dokument und Beleg zum Beweis der verbindlichen Buchung für den Vermieter
- Dokument zur Fehlerbehebung
Dokument und Beleg für den Mieter zur Verbindlichen Buchung
Sofern du im Rahmen deiner Zahlungsbedingungen keine Anzahlung zur verbindlichen Buchung definiert hast und somit der gesamte Reisepreis beispielsweise bei der Anreise des Mieters fällig ist, erhält der Mieter durch die Buchungsbestätigung ein Dokument aus dem Reisezeiten, Personenanzahl, und etwaige Zusatzleistungen hervorgehen. Durch die Unterschrift des Mieters und das Rücksenden der unterschriebenen Buchungsbestätigung (Ein Beleg für den Mieter und ein Beleg für den Vermieter) kommt es zu einer schriftlichen Vereinbarung.
Dokument und Beleg zum Beweis der verbindlichen Buchung für den Vermieter
Grundsätzlich können Mietverträge ja auch mündlich geschlossen werden, sollte es aber mal zum Streitfall, einer Stornierung oder zum Nichtantreten des Reise seitens des Mieters kommen, ist eine unterzeichnete Buchungsbestätigung ein wichtiger Beleg für etwaige Ansprüche gegenüber dem Mieter. Daher sollte Eine Buchungsbestätigung auch immer die Zahlungs- und Stornierungsbedingungen beinhalten. Wählen Sie in Ihrer Formulierung den Begriff „Verbindliche Buchung“
Dokument zur Fehlerbehebung
Viele Privatvermieter benutzen keine professionelle Verwaltungssoftware zur Organisation der Vermietung. Oft gibt es ausschließlich schriftliche Dokumente und einen Jahreskalender in dem die Belegzeiten gepflegt werden. Da oft nur ein Objekt vermietet wird, ist diese Vorgehensweise auch vollkommen in Ordnung, es birgt aber auch Fehlerquellen. Die vom Mieter zu unterzeichnende und zurückzusendende Buchungsbestätigung übernimmt also auch die Funktion zur Fehlerbehebung. Spätestens hier wird ein etwaiger Fehler beim Reisezeitraum oder der Personenanzahl bemerkt.
