Verwaltungssoftware für Ferienwohnung & Ferienhaus

Viele Vermieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern fragen sich, wie man möglichst ohne großen Zeitaufwand die Verwaltung der Ferienimmobilie realisieren kann. Eines ist klar: Excel-Tabellen und das manuelle Erstellen von Dokumenten und E-Mails und das händische Pflegen eines Belegungskalenders gehört der Vergangenheit an. Die Verwaltungssoftware oder auch Property Management System genannt, bringt die Vermietung deines Ferienobjektes auf ein höheres Level.

Heute gibt es eine wirklich spannende Auswahl an cloudbasierten Programmen und Software Lösungen mit oder ohne App um Buchungen einfachst und effizient abwickeln zu können und um mit dem Gast in Kontakt zu bleiben. Ob Buchungssystem, Buchungssoftware, Fewosoftware, Verwaltungssoftware oder Reservierungssystem, gemeint ist oft durchaus das Selbe und leider führen die diversen, schwammigen Bezeichnungen nicht Selten zur Verwirrung. Damit du die richtige Verwaltungssoftware für dein Ferienhaus oder Ferienwohnung findest, stellen wir dir hier geeignete Anbieter vor, die sich in der Vermietungspraxis bei vielen unserer Projekte bewährt haben und klären außerdem ein paar wesentliche Fragen zum Thema Vermietungssoftware bzw. Verwaltungssoftware.

Unsere Empfehlungen für Verwaltungssoftware & Buchungssysteme

Software für Vermieter - Ja unbedingt! Aber welche?

Du suchst eine Verwaltungssoftware, Reservierungssystem oder ein spezielles Buchungssystem für deine Ferienimmobilie oder für deine Vermittlung von vielen Ferienwohnungen und Ferienhäusern? Wir kennen uns sehr gut mit denunterschiedlichen Anbietern aus und können Dir neben den hier empfohlenen Anbietern eine individuelle und adäquate Empfehlung für Deine Vermietungssituation geben.

Mittlerweile tummeln sich viele Anbieter und Produkte auf dem Markt mit denenen Du einen perfekten Überblick über deine Buchungen bekommst. Gerne beraten wir dich zum Thema Automatisierung. Eine Aussage ist sehr zutreffend: Bereits ab einem Objekt macht eine Verwaltungssoftware absolut Sinn. Die Kosten für eine entsprechende Lizenz sind absolut moderat und bei der richtigen Wahl tatsächlich zu vernachlässigen. Lass Dich einfach kostenlos von uns beraten.

Was ist eine Verwaltungssoftware überhaupt?

Mit einer Software für die Verwaltung deiner Ferienimmobilie lassen sich viele Prozesse automatisieren: die beiden großen Ansätze sind daher “Automatisierung” und „Synchronisierung“. Alle Softwareanbieter, die sich auf dem Markt tummeln, verfolgen diese beiden Ansätze.

Welche Funktionen besitzt eine Verwaltungssoftware?

Hier unterscheiden und ähneln sich die Produkte gleichermaßen. Jede Software hat seine Stärken und Schwächen sowie Schwerpunkte: Wichtig ist, dass du deine Anforderungen genau kennst und nur anhand dieser auswählst. Funktionalitäten einer Softwarelösung zur Verwaltung von Ferienimmobilien sind u.a.:

  • Das Synchronisieren von Marketingkanälen (Channel Manager)
  • Das Synchronisieren von Daten wie Texte, Preise und Belegung
  • Ein Reservierungssystem mit Buchungsüberblick
  • Erstellen und Automatisieren von Dokumenten wie Rechnungen, Buchungsbestätigungen
  • Einfache Vermieter-Homepage bzw. Homepagemodule wie Belegungskalender, Anfrageformular, Preisrechner, Online-Buchung für die eigene Website
  • Automatisieren der Kommunikation (automatisierte E-Mails, Messenger, Gästemappe bzw. Gästeapp)
  • Statistiken und Leistungskennzahlenermittlung (KPI)
  • Automatisierung der AVS Meldescheinerstellung bzw. Kurtaxenabrechnung
  • Integrationen wie Zahlungsanbieter, Schnittstellen zu Smart Lock-Systemen u.v.m.
  • Eigentümerabrechnung für Vermittlungsdienstleistungen

Warum ist eine Software sinnvoll?

  • Zeitersparnis: Ohne Verwaltungssoftware benötigst du für die Vermietung deines Ferienhauses oder Ferienwohnung wirklich viel mehr Zeit. Die administrativen Prozesse, aber auch die Kommunikation und das automatisierte Erstellen von Dokumenten und E-Mails erspart viel Zeit und somit Geld.
  • Doppelbuchungen vermeiden: Einige Property Management Systeme und Verwaltungssoftware besitzen sehr gut programmierte Schnittstellen (API) die einen Echtzeitdatenabgleich ermöglichen. Darauf sollte man unbedingt nicht verzichten, wenn man Online buchbar sein möchte. Mit der richtigen Wahl der Software lassen sich Doppelbuchungen daher ausschließen.
  • Fehlervermeidung: Durch automatisierte Prozesse und Synchronisierung werden Fehler an unterschiedlichen Stellen aktiv vermieden.
  • Kostenersparnis: Durch eine Software lassen sich nicht nur durch die Zeitersparnis aktiv Kosten senken, auch die besseren Schnittstellen, die eine Software bestenfalls mit an Board hat, ersparen dir durchaus unnötige höhere Provisionen, die du bei anderer Vorgehensweise bezahlen musst.

Was kostet eine Verwaltungssoftware?

Die meisten Anbieter bieten dir als Gastgeber eine Mietlizenz der Software an. Du kaufst das Programm nicht, sondern mietest es. Je mehr Ferienobjekte du verwalten möchtest, desto höher der Preis. Je höher die Anzahl desto günstiger ist die Software für die einzelne zu vermietende Einheit. Der Vorteil ist, dass so die Kosten der Software kaum von Relevanz sind: Bereits mit nur einer zu vermietenden Einheit ist die Software somit absolut erschwinglich. Betrachten wir die Anbieter im Vergleich, so gibt es in der Regel auch nur geringfügige Preisunterschiede bei den Lizenzgebühren. Nur noch wenige Anbieter verzichten auf ein Mietmodell. Gehen wir mal davon aus, dass du dich für einen unseren empfohlenen Anbieter entscheidest und mit der Software 2 Ferienwohnungen verwalten möchtest, so musst du mit einem monatlichen Mietpreis von ca. 10-25 Euro rechnen. Der Preis ist nicht relevant, wichtig ist, dass die Software zu deiner Vermietung passt und nicht die Vermietung zur Software.

Kann man die Anbieter vergleichen?

Selbst wir stellen fest, wie schwierig es ist bei den ganzen schwammigen Begrifflichkeiten einen direkten Vergleich zwischen den Anbietern herzustellen. Große Unterschiede gibt es tatsächlich bei der Anzahl und Qualität der Schnittstellen, bei der Nutzerfreundlichkeit und den Integrationen, aber z.B. auch beim Support. Hast du Fragen dazu, dann kannst du dich gerne an uns wenden und dich kostenlos beraten lassen.

Gibt es auch Open Source Anbieter oder kostenlose Software für Vermieter?

Eine kostenlose Software oder Open Source Reservierungssystem, dass die Mindestanforderungen tatsächlich erfüllt, gibt es unserer Erfahrung nach defacto nicht. Die Entwicklung und der fortwährende Betrieb einer Software ist nun mal aufwendig und daher kostenlos nicht möglich. Die meisten Anbieter schnüren unterschiedliche Pakete und manche Test- oder Basisversionen sind mit eingeschränkten Funktionalitäten auch kostenlos nutzbar. Wirklich brauchbar ist das aber auf Dauer aber nicht, denn es fehlen in der Regel wichtige Features. Bei den meisten Anbietern kannst du die Software aber für einen gewissen Zeitraum kostenlos testen. Über unsere hier aufgeführten Links erhältst du zum Teil längere Testzeiträume als üblich, Rabatte oder besondere Features.

Welcher Software-Anbieter ist für mich der Richtige?

Diese Frage lässt sich pauschal erst mal nicht beantworten. Wie schon kurz erwähnt, sollte die Software zu dir passen und nicht anders herum. Jede Verwaltungssoftware und jedes Buchungssystem bedarf einer Einarbeitung. Jeder Ferienhausvermieter bringt andere Kenntnisse und Affinitäten zu digitalen Prozessen mit, daher ist nicht immer unbedingt die umfangreichste und digitalste Lösung die bessere. Nicht jeder Fewovermieter ist ein Digital-Native! Sehr wichtig ist, dass du deinen Marketingmix genau kennst, sodass du möglichst mit Echtzeitschnittstellen arbeiten kannst um Doppelbuchungen auszuschließen.

Ein Beispiel: du möchtest neben der Eigenvermarktung auf Booking.com und Airbnb auch unbedingt bei deiner Touristinfo online buchbar sein? Dann benötigt dein System eine im besten Fall zertifizierte Schnittstelle zum Destinationsmanagementsystem deiner Tourismusregion. Bist du dir nicht sicher mit welcher Software du arbeiten solltest? Dann nutze die Testzugänge, lege ein Testobjekt an und finde heraus, ob die Software zu Dir passt. Solltest du darüber hinaus Fragen haben, nehme einfach mit uns Kontakt auf.

Ist ein Property Management System auch ein Channelmanager?

Jein! Ein Property Management System ist zunächst erst mal eine Management Software für Immobilien, in unserem Fall für Ferienwohnungen und Ferienhäuser mit vielen Funktionalitäten die ein Beherbergungsbetrieb oder eine Fewovermietung benötigt. Heute besitzt aber jedes Property Management System auch Funktionalitäten eines Channelmanagers oder zumindest Schnittstellen zu sogenannten Multichannel Management Systemen bzw. Destinationsmanagementsystemen.

Kann ich auch ohne Software mein Ferienhaus vermieten?

Klar, nur empfehlen kann man es heute nicht mehr. Aufgrund der geringen Gebühren haben die Tools auch für kleinere Vermietungen, bereits ab einem Ferienhaus oder nur einer Ferienwohnung eine absolute Berechtigung. Für die Vermittlung von Ferienimmobilien ist die Software gar essentiell. In Zeiten von Online Buchungen, die immer mehr von Buchenden an unterschiedlichen Stellen gewünscht und praktiziert werden, ist ein ausschließlich händischer Belegzeitenabgleich absolut keine Best Practise. Die Zeitersparnis ist enorm und wer neben Job und Familie auch noch ein oder mehrere Ferienimmobilien vermieten möchte, der findet in einer Verwaltungssoftware einen wichtigen Partner für die Vermietung, Verwaltung und Vermarktung.

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