Ob ein Ferienhaus oder eine Ferienwohnung belegt ist, stellt natürlich eine sehr wichtige Information für deinen potentiellen Mieter dar. Daher ist die Angabe der aktuellen Belegzeiten ganz klar eine Pflichtinformation für dich als Gastgeber. Und dies nicht nur auf der eigenen Vermieter-Website, sondern insbesondere auch auf Unterkunftsportalen und den Online-Buchungsplattformen wie Airbnb oder Booking.com. Also eben dort, wo du deine Ferienimmobilie präsentierst. Alles was du zum Thema Belegungsplan und Belegungskalender als Gastgeber wissen musst, möchte ich dir hier in meinem Blogartikel verraten.
Was ist ein Belegungskalender für eine Ferienimmobilie?
Die Frage klingt überflüssig, ist Sie aber gar nicht: Als Belegungsplan, Belegungskalender, manchmal auch als Vakanzenkalender oder Buchungskalender bezeichnet, meinen wir in der Regel die einfache Information, ob ein Ferienobjekt belegt ist, oder eben nicht. Der heutige digitale Belegungskalender visualisiert die Darstellung der Auslastung für den Gast, sodass dieser einen schnellen Überblick bekommt, ob das gewünschte Ferienhaus oder die Ferienwohnung im Wunschzeitraum buchbar ist. Durchgesetzt haben sich Kalender, die eine Monats- oder Jahresübersicht darstellen und freie und belegte Zeiträume unterschiedlich farblich kennzeichnen.
Möchte man die Belegung mehrerer Ferienwohnungen oder Ferienhäuser in einem Kalender darstellen, so bietet sich die Nutzung eines sogenannten „Multikalenders“ an. Hier erhält man in nur einem einzigen Kalender einen Überblick über die Belegzeiten aller hinterlegten Ferienunterkünfte.
Im „Hintergrund“ des Kalenders läuft oftmals eine Software in deren Nutzerbereich du weitere Informationen, wie zum Beispiel Gastdaten erheben und hinterlegen kannst. Ziel des Kalenders ist es immer, dem vermeintlichen Gast die Auslastungssituation so zu kommunizieren, sodass dieser nicht anfragt oder bucht, wenn das Objekt bereits belegt ist. Du als Gastgeber bekommst über eine Software außerdem einen schnellen Überblick über deine Auslastungssituation und sparst dir damit erhebliche Zeit.
Eine weitere wesentliche Funktion eines heutigen Belegungsplans ist die Teilbarkeit der Kalenderinformation. Über digitale Austauschformate wie z.B. iCal oder andere Schnittstellen, lassen sich Belegungsinformationen wie frei/belegt auch an andere Kalender übertragen. Das ist richtig wichtig, wenn man mehrere Belegungskalender an verschiedenen Stellen betreibt, welche stets die gleiche Information zur Verfügung stellen sollen. Stichwort: Synchronisierung.
Und da wären wir auch beim Thema, was ein Kalender heute nicht mehr sein sollte:
Bitte kein Buch mit händischen Notizen von Belegzeiten!
Die Zeiten sind vorbei, in denen ein dicker schriftlicher “Kalenderschinken” die einzige Informationsquelle über die Belegung deiner Ferienwohnung ist. Ist der Jahreskalender einmal weg oder unleserlich beschädigt, hast du ein großes Problem. Außerdem kannst du so mit niemandem die Kalenderinformation teilen und musst immer persönlich kommunizieren: Die ausschließliche Buchung auf Anfrage ist nicht mehr zeitgemäß. Die Gäste – insbesondere die jüngeren Generationen – wollen ihren Urlaub samt Unterkunft online buchen!
Bitte keine Excel-Tabellen auf der Festplatte deines Computers!
Auch die Excel-Tabelle – schlimmstenfalls sogar nur lokal auf einem Computer gespeichert – hat keine Berechtigung mehr, um einen Belegungsplan adäquat zu führen. Zu groß ist das Risiko des vollständigen Datenverlusts. Und selbst wenn man eine Excel-Tabelle relativ einfach mit möglichen Interessenten teilen kann, ist das Eintippen neuer Belegzeiten und das Versenden des Dokuments immer mit einem zeitlichen Aufwand auf deiner Seite verbunden. Außerdem gilt hier dasselbe wie bei einem physischen Belegungskalender in Papierform: Eine Synchronisation deiner Excel-Tabelle mit anderen Portalen bzw. Softwarelösungen ist nicht möglich.
Woher bekomme ich einen guten Belegungskalender für meine Ferienwohnung?
Es gibt drei brauchbare Möglichkeiten einen Belegungsplan zu betreiben, den du dann auch zum Beispiel auf deiner Website einbetten kannst:
1. Portalbasierter Belegungskalender
Unterkunftsportale wie Traum-Ferienwohnungen.de oder Ferienhausmiete.de stellen dir neben einem kostenpflichtigen Inserat auch einen schicken Belegungskalender für die eigene Homepage zur Verfügung. Zumeist lässt sich dieser auch mit anderen Portalen synchronisieren. Als Nachteil werten wir die Links, die oft im Belegungsplan zu finden sind und die eben auf das Unterkunftsportal mit vielen “anderen Angeboten” verweisen.
2. Softwarebasierter Belegungskalender
Anbieter wie Webplanner, Smoobu oder Fungiwo stellen dir neben weiteren nützliche Funktionen auch einen Belegungsplan zur Verfügung. Vorteil: Aus einigen Kalendern heraus kann man bereits direkt den Zeitraum wählen und sofort buchen und auch die Synchronisierung geht hier oft schneller. Meistens gibt es auch einen werbefreien Kalender.
3. Plugin-basierter Belegungskalender
Wer eine WordPress-Website besitzt, kann auf eine Vielzahl von Plugins zurückgreifen und so einen schicken Kalender auf der eigenen Website präsentieren. In der Regel sind brauchbare und werbefreie WordPress-Belegungskalender jedoch kostenpflichtig. Jahreslizenzen starten bereits ab 29 Euro. Auch andere Content-Management-Systeme verfügen über Plugins mit Kalenderfunktionen.
Wie pflege ich einen Belegungsplan am besten?
Jedes Mal, wenn es zu einer Buchung kommt, solltest du den Belegungskalender schnellstmöglich aktualisieren und den Zeitraum der Buchung blockieren. Solltest du mit Reservierungen arbeiten (was wir nicht empfehlen), musst du ebenfalls den Kalender blockieren, da dieser in der Regel nur frei oder belegt versteht. Dieser Punkt ist sehr wichtig, wenn du Kalenderinformationen verschiedener Kalender teilst und miteinander synchronisierst. Bestenfalls verwendest du eine Verwaltungssoftware, die Buchungen und Anfragen automatisch erfasst und alle angeschlossenen Belegungskalender automatisiert aktualisiert.
Was kostet ein Belegungskalender für meine Website?
Einfache Belegungskalender gibt es bereits schon ab 0 Euro. Diese sind dann jedoch oftmals mit Werbelinks versehen oder in ihrem Funktionsumfang eingeschränkt. Ab ca. 5 Euro im Monat gibt es aber brauchbare Services von verschiedenen Anbietern.
Wie bekomme ich den Kalender auf meine Homepage?
Das Einbinden eines Belegungskalenders auf deiner Website erfolgt in der Regel via iFrame. Hierfür sind nur geringe bis keine Programmier-Kenntnisse erforderlich, da der benötigte HTML-Code oftmals direkt vom Anbieter generiert und bereitgestellt wird. Der entsprechende Code muss dann lediglich nur noch von dir kopiert und an der gewünschten Stelle auf deiner Website platziert werden.
Weitreichendere Anpassungen der Farben oder des Layouts können entweder direkt in der Kalendersoftware oder im Backend des Content-Management-Systems via CSS vorgenommen werden. Unter Umständen muss dafür ein Programmierer bzw. Webdesigner herangezogen werden.
Professionelles Webdesign
Du möchtest auf deiner Website die Belegzeiten deiner Ferienwohnung oder deines Ferienhauses darstellen und zuverlässig neue Gästeanfragen oder Direktbuchungen erhalten? Dann lass dich von uns bezüglich deines Webauftritts beraten. Wir haben schon über 200 Vermieter-Websites erstellt und finden garantiert auch für dich die perfekte Lösung!
Gibt es auch empfehlenswerte kostenlose Belegungskalender?
Ja die gibt es: Wir empfehlen den kostenlosen Belegungskalender von Webplanner oder Fungiwo. Bitte bedenke, dass es sich bei beiden Angeboten um einen “eingeschränkten” Kalender handelt. “Kostenlos” ist es auch nur 1 Ferienobjekt. Für weitere zu vermietende Einheiten fallen Gebühren an.
Wie synchronisiere ich einen Belegungsplan mit anderen Kalendern?
Ein Belegungskalender – egal ob Portal-, Software-, oder Plugin-basiert – wird in der Regel via iCal (ICS) oder über eine API (Schnittstelle) synchronisiert. Achte darauf, dass dein verwendeter Belegungskalender Daten sowohl importieren, als auch exportieren können sollte (Schnittstelle). Hierzu habe ich einen anderen lesenswerten Artikel für dich: Belegungskalender richtig synchronisieren mit iCal
Für welchen Anbieter sollte man sich entscheiden?
Unserer Erfahrung nach sollte nicht nur ein digitaler Belegungskalender in den Einsatz kommen, sondern auch eine Software, welche wiederum den Belegungsplan als Leistungsbaustein stellt und darüber hinaus weitere wichtige Funktionen (Buchungsmaske, Gästekommunikation, Channelmanagement, Abrechnung, etc.) ermöglicht. Diese spart dir eine Menge Zeit, beugt durch die Synchronisation mit anderen Portalen effektiv Doppelbuchungen vor und sorgt für eine verständliche und vor allem minutenaktuelle Darstellung deiner Belegzeiten. Hier wird natürlich vorausgesetzt, dass alle Kanäle, die du zur Gästegewinnung (Herstellen von Buchungen) verwendest, korrekt mit der Verwaltungssoftware verknüpft sind.
Ganz egal ob in der Einzelansicht oder im Multikalender: Die Belegungskalender der Verwaltungssoftware Webplanner stellen die Belegzeiten ansprechend dar und ermöglichen dir und deinen Besuchern somit einen guten Überblick über die Verfügbarkeiten deiner Ferienunterkunft.
Mein Fazit zum Thema Belegungskalender für Ferienwohnungen und Ferienhäuser
Ohne einen professionellen Belegungsplan geht heute nichts mehr und die Auswahl an brauchbaren Belegungskalendern ist schönerweise groß. Ich hoffe, dass wir dir einen guten Überblick über das Thema verschaffen konnten. Solltest du noch Fragen zu diesem oder einem anderen Gastgeber-Thema haben, kannst du jederzeit Kontakt mit uns aufnehmen.
